Patrząc na powielane schematy biznesowe i strategie zauważamy, że ludzie mają skłonność do kopiowania i powtarzania tych samych błędów. Oczywistym jest fakt iż to co zadziałało w innym biznesie niekoniecznie musi zadziałać w naszym. Zgubnym może okazać się naśladowanie zachowań managerów, prezesów czy pracowników innych firm. Podobnie jest w segmencie B2B, gdzie nie zawsze to co działało w przypadku B2C sprawdzi się i tutaj.
Dlatego też rozważając wybór poczty firmowej warto pamiętać, że nie może być to decyzja podjęta pod wpływem emocji, ale racjonalnych i w szczególności biznesowych argumentów.
W dzisiejszym artykule postaram się pokazać, dlaczego darmowy Gmail nie jest idealnym rozwiązaniem dla firm.
- Domena w adresie e-mail
Dla wielu mogłoby się wydawać, że to błachostka, jednak komunikując się z różnymi firmami zauważamy ten element profesjonalizmu. Nazwa naszej firmy tuż po znaku @ wzbudza zaufanie i zwiększa nasz profesjonalizm. Wysłana oferta z adresu pawel@domyzbali.com ma znacznie większe szanse w procesie sprzedażowym niż mail z adresu pawel19890@gmail.com który prawdopodobnie nawet nie zostanie otwarty. - Miejsce na pliki i dokumenty
Darmowy Gmail to tylko 15 GB przestrzeni dyskowej na nasze maile, pliki i zdjęcia. Mogłoby się wydawać, że waga maila to znikoma ilość, więc nie ma o co się martwić. W rzeczywistości jednak, gdy realizujemy projekty, tworzymy pliki w formie ofertówek lub prezentacje to zauważamy, że 30 GB okazuje się minimalnym wymogiem. Warto zatem rozważyć właśnie profesjonalną pocztę Gmail dla firm.
3. Wsparcie techniczne
Zdarza się, że bez umiejętności technicznych nie potrafimy poradzić sobie z konfiguracją poczty lub z występującymi błędami w trakcie korzystania. O ile sama poczta Gmail nie należy do trudnych w obsłudze, o tyle aplikacje typu Arkusze Google posiadają już mnóstwo kombinacji i możliwości, które mogą stać się dla nas chwilową zagwózdką. Mając wsparcie techniczne jesteśmy w stanie rozwiązać każdy napotkany problem oraz skonfigurować usługę tak, by odpowiadała naszym potrzebom.
4. Prowadzenie rozmów wideo
Darmowy Gmail to nie tylko poczta, ale również aplikacja Hangouts umożliwiająca prowadzenie wideorozmów online. Oczywiście i tutaj występuje spore ograniczenie, ponieważ w jednej rozmowie może wziąć tylko 10 osób. W przypadku wersji dla firm jest to nawet 100 osób podczas jednej wideorozmowy. Warto podkreślić, że live streamingi za pomocą Google Hangouts Meet pozwalają na udział nawet 100 tysięcy osób.
5. Kontrola
Jako właściciel firmy powinieneś mieć kontrolę nad wszystkimi danymi wytwarzanymi wewnątrz i w obrębie Twojej firmy. Niestety w przypadku darmowego Gmaila, nie masz takiej możliwości. Nie jesteś w stanie czuwać nad udostępnianymi plikami, a co najgorsza nie możesz zarządzać kontami pracowników. Płatna wersja Gmaila wchodząca w skład pakietu G Suite to również panel administracyjny. Pozwala on na m.in kontrolę treści i plików (decydujesz kto może udostępnić poza organizację, a kto nie) dodawanie i usuwanie kont pracowników oraz aliasów jak np. info@domyzbali.com czy też sklep@domyzbali.com
6. Bezpieczeństwo
Oprócz kontroli użytkowników masz możliwość zwiększenia bezpieczeństwa Twoich danych. Jako firma będziesz przetwarzać ogromne ilości wrażliwych danych, dlatego nie możesz pozwolić sobie na ich wyciek bądź utratę. Niestety darmowy Gmail mimo iż posiada zabezpieczenia na wysokim poziomie to jednak są one dostosowane tylko do domowego użytkownika. G Suite to zabezpieczenia klasy biznes pozwalające na ustawienie niestandardowych reguł i alertów informujących o podejrzanych zachowaniach w ramach kont Google.
7. Integracje
Usługa G Suite to szereg możliwości i integracji z obecnymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w Twojej firmie. Gmail dla firm może zostać połączony np. z systemem CRM. Dzięki temu zachowasz obecne rozwiązania nie wywracając infrastruktury do góry nogami. Pozwala to na szybsze wdrożenie poczty firmowej tak, by nie spowodować zastoju w pracy.
Mam nadzieję, że powyższe 7 punktów pokazało Ci dlaczego Gmail jest dobry, ale dla codziennego użytku. W przypadku biznesu warto rozważyć jego płatny odpowiednik jakim jest G Suite – Gmail dla firm.
