Outsourcing usług księgowych jest skierowany przede wszystkim do przedsiębiorstw, które nie mają własnego działu księgowości wewnętrznej. Polega ona na powierzeniu prowadzenia ksiąg podatkowych i rachunkowych zewnętrznej firmie zajmującej się księgowością.
Wybór odpowiedniej firmy outsourcingowej
Nawiązanie współpracy z firmą świadczących usługi księgowe wymaga dokładnego przeanalizowania dostępnych na rynku podmiotów i zapoznanie się z ich ofertami. O wyborze odpowiedniej powinien decydować zakres czynności, które wchodzą w skład wyszczególnionego w ofercie wynagrodzenia, jak również jego doświadczenie zawodowe. Wynajem nowo powstałych firm jest dość ryzykowne i potęguje możliwość występowania ewentualnych błędów w rozliczeniach podatkowych.
Ponadto należy ustalić ze zleceniobiorcą warunki współpracy, a wszelkie ustalenia sfinalizować pisemną umową. Aby była wiążąca, musi zawierać:
– szczegółowe dane obu stron umowy,
– zakres obowiązków zleceniobiorcy oraz zleceniodawcy,
– przewidziane wynagrodzenie,
– okres trwania umowy,
– okres jej wypowiedzenia.
Outsourcing usług księgowych – korzyści
Zorganizowanie działu księgowości wiąże się dla firmy z kosztami z tytułu zatrudnienia pracowników oraz wyposażenia biura w niezbędne narzędzia pracy (między innymi oprogramowanie finansowo-podatkowe oraz sprzęt komputerowy). Wynajęcie zewnętrznej firmy outsourcingowej eliminuje wyżej wymienione koszty, co w efekcie jest sporą oszczędnością dla przedsiębiorstwa.
Outsourcing usług księgowych eliminuje także problem archiwizacji dokumentów. Obowiązek przechowywania dokumentów leży wówczas po stronie wynajętej firmy zewnętrznej. Jest to zatem bardzo dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które nie dysponują przestrzenią pozwalającą na gromadzenie dokumentów. Pozwala to także uniknąć kosztów związanych z wynajęciem pomieszczenia poza firmą lub zatrudnienia firmy zajmującej się archiwizacją.
Odpowiedzialność kontraktowa
Podmiot zajmujący się outsourcingiem usług księgowych zatrudnia wykwalifikowaną kadrę pracowniczą, która powinna doskonale orientować się w prawie bilansowym i podatkowym. Z tego powodu zatrudnienie zewnętrznej firmy świadczącej usługi z zakresu rachunkowości przenosi na nią ryzyko ewentualnych błędów. Nosi to nazwę odpowiedzialności kontraktowej.
Należy jednak pamiętać, iż mimo wszystko za kwestię regulacji podatków w pełni odpowiedzialny jest przedsiębiorca. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, na przykład zaległości w ich płaceniu, właściciel firmy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej lub administracyjnej. Wówczas w związku z odpowiedzialnością kontraktową ma prawo ubiegać się na drodze sądowej o odszkodowanie od firmy świadczącej usługi z tytułu ich nienależytego wykonania.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC
