Małe firmy często zaczynają działalność bez znajomości podstawowych obowiązków księgowych. Niezbędne dokumenty finansowe i podatkowe często gromadzą się w chaotyczny sposób, co w dalszej perspektywie może prowadzić do kłopotów z organami podatkowymi. W tym artykule przedstawiamy, jakie są podstawowe obowiązki księgowe małych firm i jakie dokumenty należy przechowywać i jak je prawidłowo sporządzać.
1. Obowiązki księgowe małych firm
Rejestracja działalności gospodarczej
Każda firma, bez względu na jej wielkość, musi być zarejestrowana w odpowiednim urzędzie. W Polsce jest to Urząd Skarbowy oraz Krajowy Rejestr Sądowy. Podczas rejestracji firmy należy określić formę prawno-organizacyjną i numer NIP, REGON i PESEL.
Prowadzenie ewidencji księgowej
Małe firmy są zobowiązane do prowadzenia ewidencji księgowej na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości. Przychody i koszty firmy muszą być dokładnie udokumentowane, a księgi rachunkowe muszą być prowadzone zgodnie z zasadami rachunkowości.
Rozliczenie podatkowe
Firmy muszą dokonywać regularnego rozliczenia podatkowego. Najczęściej są to deklaracje VAT, PIT, CIT oraz ZUS.
2. Dokumenty finansowe i podatkowe
Faktury
Faktury są podstawowym dokumentem finansowym, który musi być wystawiony za każdy sprzedany produkt lub usługę. Faktura musi zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, datę sprzedaży, opis towaru lub usługi, cenę netto oraz podatek VAT. Faktury można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej.
Rachunki
Rachunki to dokumenty potwierdzające poniesione przez firmę koszty. Mogą to być np. rachunki za media, materiały biurowe czy usługi informatyczne. Rachunki muszą zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, datę, opis kosztu oraz kwotę brutto.
Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe to zbiór dokumentów finansowych i podatkowych, które są podstawą do sporządzenia sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych. W księgach rachunkowych należy prowadzić dokładną ewidencję przychodów i kosztów, a także innych operacji finansowych.
Deklaracje podatkowe
Firmy muszą regularnie składać deklaracje podatkowe, w których informują organy podatkowe o swoich przychodach i kosztach oraz kwocie należnego podatku. Najczęściej składane deklaracje to deklaracje VAT, PIT, CIT oraz ZUS.
3. Jak przechowywać dokumenty księgowe?
Okres przechowywania dokumentów
Dokumenty księgowe należy przechowywać przez określony czas. Zgodnie z przepisami, dokumenty finansowe i podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym zostały sporządzone.
Bezpieczeństwo dokumentów
Dokumenty księgowe muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, aby zapobiec ich utracie lub zniszczeniu. Mogą to być np. szafy metalowe z zamkiem lub systemy przechowywania w chmurze.
4. Jak prawidłowo sporządzać dokumenty księgowe?
Faktury
Faktury należy sporządzać zgodnie z wymaganiami ustawy o VAT. Wystawiając fakturę należy pamiętać o dokładnym opisie sprzedanych produktów lub usług, danych sprzedawcy i nabywcy, numerze faktury oraz kwocie netto i brutto.
Rachunki
Rachunki należy sporządzać zgodnie z wydanymi przez sprzedawcę dokumentami, np. umową. W rachunkach należy dokładnie opisać poniesiony koszt, podać datę oraz kwotę brutto.
Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe należy prowadzić zgodnie z zasadami rachunkowości. W księgach rachunkowych należy dokładnie udokumentować wszystkie operacje finansowe, a także dokonywać prawidłowych rozliczeń podatkowych.
Deklaracje podatkowe
Deklaracje podatkowe należy składać zgodnie z terminami określonym i przez organy podatkowe. W deklaracjach podatkowych należy dokładnie informować o swoich przychodach i kosztach oraz kwocie należnego podatku.
5. Najczęstsze błędy popełniane przez małe firmy
Najczęstszym błędem popełnianym przez małe firmy jest brak znajomości podstawowych obowiązków księgowych. Firmy często nie wiedzą, jakie dokumenty muszą przechowywać i jakie deklaracje podatkowe muszą składać. Innym błędem jest niewłaściwe przechowywanie dokumentów księgowych oraz błędy w sporządzaniu faktur czy deklaracji podatkowych.
FAQ- Najczęściej zadawane pytania
1. Jakie dokumenty finansowe musi przechowywać mała firma?
Mała firma musi przechowywać dokumenty finansowe, takie jak faktury, rachunki, księgi rachunkowe oraz deklaracje podatkowe. Dokumenty należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym zostały sporządzone.
2. Jakie są najważniejsze obowiązki księgowe małych firm?
Najważniejsze obowiązki księgowe małych firm to prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z zasadami rachunkowości, dokonywanie regularnego rozliczenia podatkowego oraz przechowywanie dokumentów finansowych i podatkowych.
3. Jakie dokumenty muszę przesłać do urzędu skarbowego?
Do urzędu skarbowego należy przesłać deklaracje podatkowe, takie jak deklaracje VAT, PIT, CIT oraz ZUS. W deklaracjach podatkowych należy informować o swoich przychodach i kosztach oraz kwocie należnego podatku.
4. Czy fakturę można wystawić w formie elektronicznej?
Tak, fakturę można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej. Wystawiając fakturę elektroniczną należy pamiętać o zgodności z wymaganiami ustawy o VAT.
5. Jakie konsekwencje grożą za nieprzestrzeganie podstawowych obowiązków księgowych?
Nieprzestrzeganie podstawowych obowiązków księgowych może prowadzić do kar finansowych, kontroli podatkowej oraz kłopotów z organami podatkowymi. W skrajnych przypadkach może to nawet doprowadzić do zamknięcia firmy.
Podsumowanie
Podsumowując, małe firmy muszą przestrzegać podstawowych obowiązków księgowych, w tym prowadzić ewidencję księgową, regularnie rozliczać podatki oraz przechowywać dokumenty finansowe i podatkowe. Należy także pamiętać o prawidłowym sporządzaniu faktur, rachunków oraz deklaracji podatkowych. Nieprzestrzeganie tych obowiązków może prowadzić do kłopotów z organami podatkowymi oraz do kar finansowych. Warto zatem zadbać o prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej i podatkowej, aby uniknąć niepotrzebnych problemów.
Aby ułatwić sobie zadanie, warto skorzystać z usług biura rachunkowego, które pomoże w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz rozliczeniach podatkowych. Warto także pamiętać o okresowym szkoleniu pracowników z zakresu księgowości, aby uniknąć błędów w prowadzeniu dokumentacji finansowej.
Jeśli masz jakieś pytania związane z podstawowymi obowiązkami księgowymi małych firm, skontaktuj się z nami. Z przyjemnością odpowiemy na Twoje pytania i udzielimy niezbędnej pomocy.
Artykuł przygotowany we współpracy z https://www.biznesdolnoslaski.pl/
