Rozporządzenie o ochronie danych osobowych z dnia 25 maja 2018 roku nakłada na podmioty przetwarzające dane osobowe oraz na administratorów obowiązki, których w świetle prawa muszą przestrzegać, aby proces przechowywania i archiwizacji dokumentów był zgodny z prawem. Zadaniem ustawy było zagwarantowanie bezpieczeństwa danych osobowych. Oprócz zagwarantowania pełnego bezpieczeństwa celem ustawy było także umożliwienie właścicielom danych osobowych prawa do zapomnienia. Jak powinien przebiegać proces archiwizacji dokumentów w dobie RODO?
W jaki sposób przechowywać i archiwizować dokumenty zgodnie z RODO?
W przypadku organów administracji publicznej popularnym sposobem zapobiegania wycieku danych osobowych była tak zwana analiza ryzyka. Najważniejsze w tym przypadku były te czynniki ryzyka, które w największym stopniu zagrażały integralności i rozpowszechnianiu danych. Obecnie analiza ryzyka dotyczyć ma także podmiotów prywatnych, które korzystają z usług danego przedsiębiorstwa. Właściciele zobowiązani są więc do przestrzegania zasad zachowania bezpieczeństwa dokumentacji w formie papierowej oraz elektronicznej. Zmiany te sprawiły, że coraz większa liczba firm zdecydowała się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy świadczącej usługi przechowywania i archiwizacji danych. Ekoakta to jedna z najciekawszych propozycji na rynku, gdyż oprócz wymienionych usług liczyć można także na profesjonalne przewożenie dokumentów, przeprowadzenie procesu niszczenia dokumentów zgodnie z RODO i wiele innych.
Czas przechowywania dokumentacji według RODO
Dokumenty odróżnia się od siebie długość ich przechowywania. Niektóre dokumenty należy zniszczyć po upływie 5 lat, natomiast niektóre z nich należy przechowywać w sposób wieczysty. Zasadniczo rozróżnia się w tym przypadku dwie podstawowe kategorie:
- Kategoria A – Dokumenty, które należy przechowywać wieczyście,
- Kategoria B – Dokumenty, które należy zniszczyć po upływie określonej ilości czasu.
Ogromnym wyzwaniem dla każdego przedsiębiorstwa jest określenie, jak długo dany dokument musi być przechowywany, a następnie archiwizowany. Przykładem dokumentów może być tutaj dokumentacja pracownicza, faktury oraz innego rodzaju dokumenty. Po wprowadzeniu RODO ogromne znaczenie zaczęła mieć rola administratora, którego obowiązkiem jest zadbanie o to, aby wszelkiego rodzaju umowy papierowe i elektroniczne oraz inne dokumenty były przetwarzane w odpowiedni sposób. Administrator odpowiedzialny jest za to, aby wszelkie dokumenty zostały zarówno przechowywane, jak i usuwane w sposób zgodny z aktualnym prawem. Niestety w natłoku obowiązków w pracy osoby zatrudnione na stanowiskach biurowych niechętnie podejmują się tego zadania, tłumacząc i tak spory zakres obowiązków, niskie zarobki oraz odporną odpowiedzialność, jaka mogłaby na nich spoczywać. W takiej sytuacji niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zatrudnienie osoby na stanowisko tego rodzaju. Warto jednak pamiętać, że znacznie tańszym sposobem na stworzenie porządku w papierach jest skorzystanie z profesjonalnej firmy.
RODO a maksymalne skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
Wiele osób mogłoby błędnie stwierdzić, iż celem RODO jest utrudnienie życia przedsiębiorcom oraz podmiotom świadczącym usługi różnego sektora. Nie jest to prawda. Tak naprawdę celem RODO było maksymalne skrócenie czasu przechowywania dokumentów, aby dane osobowe były możliwie jak najbezpieczniejsze. Ograniczony czas przetwarzania dokumentów to jedno z podstawowych założeń ustawy o ochronie danych osobowych. Okres przechowywania dokumentów uzależniony jest od celu wykorzystywania danych. Może on wynikać z przepisów prawa lub innych czynników.
Prawidłowy proces archiwizacji w dobie RODO
Prawidłowo przeprowadzony proces archiwizacji w myśl przepisów określonych w ustawie o ochronie danych osobowych powinien rozpocząć się od uszeregowania dokumentów. Dokumenty należy podzielić na kategorię A i kategorię B. Warto w tym celu zakupić specjalne znaczniki, które następnie przykleić należy na kartkę wraz z oznaczeniem litery i cyfrą sugerującą jak długo dokumenty powinny być przechowywane. Kategorią A, czyli dokumenty, które należy przechowywać w wieczyście powinna od razu zostać zabezpieczona i wyniesiona do archiwum. Zabezpieczenia dokonać można dzięki plombom w formie naklejki, którą przykleja się w taki sposób, aby odczytanie danych z którejkolwiek kartki nie było możliwe. Kategoria B powinna zostać określona także rokiem, w którym dokumenty zostały przeniesione do archiwum po okresie ich przechowywania i wykorzystywania. Dzięki temu w dokumentacji zapanuje porządek, a dostęp do dokumentów będzie szybki i prosty. Oczywiście warto rozważyć także zaplombowanie dokumentów kategorii B. W wielu przypadkach teczki, skoroszyty i segregatory nie stanowią najlepszego zabezpieczenia, dlatego rozwaga w tej sytuacji jest wskazana. W razie jakichkolwiek trudności związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów zaleca się skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która wykona te czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
