Prowadząc działalność gospodarczą, nieuniknione jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji księgowej. Przechowywanie dokumentów jest jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. W niniejszym artykule omówimy, jakie dokumenty księgowe należy zachować oraz jak długo przechowywać dokumentację księgową.
Podstawowe dokumenty księgowe
Podstawowe dokumenty księgowe to faktury zakupowe, faktury sprzedażowe, rachunki i paragony oraz umowy i umowy o dzieło. Każdy z tych dokumentów ma swoje specyficzne wymagania dotyczące przechowywania.
Faktury zakupowe
Faktury zakupowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym transakcja miała miejsce. Zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), faktury zakupowe powinny być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej. Przedsiębiorca jest zobowiązany do zapewnienia dostępu organom podatkowym do tych dokumentów w przypadku kontroli podatkowej.
Faktury sprzedażowe
Faktury sprzedażowe również powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym transakcja miała miejsce. Zgodnie z art. 106a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 74 ustawy o podatku od towarów i usług, przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury sprzedażowej za każdą sprzedaż towarów lub usług.
Rachunki i paragony
Rachunki i paragony powinny być przechowywane przez okres 3 lat od końca roku, w którym transakcja miała miejsce. Zgodnie z art. 111 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, paragon jest dowodem sprzedaży i można go zastąpić fakturą VAT.
Umowy i umowy o dzieło
Umowy i umowy o dzieło powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym zakończono ich realizację. Przedsiębiorca powinien również przechowywać dokumenty potwierdzające dokonanie płatności za wykonaną usługę lub sprzedaż towaru.
Długość przechowywania dokumentów księgowych
Okres przechowywania dokumentów księgowych zależy od rodzaju dokumentu i wynika z przepisów prawa. Poniżej omówimy podstawowe zasady przechowywania dokumentów księgowych.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów księgowych
Zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych przez okres 5 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji. Natomiast zgodnie z art. 74 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty księgowe przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, za który dany podatek został zapłacony.
Kiedy można zniszczyć dokumenty księgowe?
Po upływie okresu przechowywania dokumentów księgowych, przedsiębiorca ma prawo do ich zniszczenia. Warto jednak pamiętać, że niektóre dokumenty księgowe, np. umowy, mogą mieć znaczenie również po upływie okresu przechowywania, np. w przypadku sporu z kontrahentem. Dlatego zanim zniszczymy dokumenty księgowe, warto dokładnie przeanalizować ich znaczenie dla naszej działalności.
Elektroniczna dokumentacja księgowa
Od wielu lat istnieje możliwość przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, że dokumentacja księgowa przechowywana w formie elektronicznej musi spełniać określone wymagania.
Jakie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej?
Zgodnie z art. 86b ustawy o podatku od towarów i usług, dokumentacja księgowa może być przechowywana w formie elektronicznej, jeżeli zapewnia to pełną zgodność z oryginalnym dokumentem i umożliwia jego odtworzenie w takim samym kształcie i treści. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, że niektóre dokumenty, np. faktury VAT, powinny być przechowywane również w formie papierowej.
Jakie warunki musi spełnić dokumentacja księgowa przechowywana w formie elektronicznej?
Dokumentacja księgowa przechowywana w formie elektronicznej musi spełniać określone wymagania, np. musi być zabezpieczona przed usunięciem lub modyfikacją oraz musi być przechowywana na nośniku zapewniającym trwałość i integralność danych. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o konieczności prowadzenia kopii zapasowych dokumentów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej.
Dokumentacja księgowa a kontrole podatkowe
Kontrole podatkowe są częstym elementem działalności przedsiębiorców. Przedsiębiorcy powinni być przygotowani na kontrolę podatkową i mieć odpowiednio zorganizowaną dokumentację księgową.
Jakie dokumenty podlegają kontroli podatkowej?
Podczas kontroli podatkowej organy podatkowe mogą zażądać przedstawienia różnych dokumentów księgowych, np. faktur, umów, rachunków bankowych, książek rachunkowych, dowodów księgowych itp. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o konieczności zachowania dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa oraz o konieczności ich zabezpieczenia przed zniszczeniem lub usunięciem.
Jakie konsekwencje niespełnienia obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej?
Niespełnienie obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej może skutkować sankcjami finansowymi, np. nałożeniem grzywny lub karą pieniężną. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o konieczności zachowania dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa oraz o konieczności ich zabezpieczenia przed zniszczeniem lub usunięciem.
FAQ- Najczęściej zadawane pytania
Jak długo należy przechowywać umowy o dzieło?
Umowy o dzieło powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym zakończono ich realizację.
Czy dokumenty księgowe można przechowywać w chmurze?
Tak, dokumenty księgowe można przechowywać w chmurze, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań dotyczących przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
Czy można zniszczyć dokumenty księgowe przed upływem okresu ich przechowywania?
Po upływie okresu przechowywania dokumentów księgowych, przedsiębiorca ma prawo do ich zniszczenia. Warto jednak pamiętać, że niektóre dokumenty księgowe, np. umowy, mogą mieć znaczenie również po upływie okresu przechowywania.
Czy elektroniczne kopie dokumentów księgowych mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki?
Tak, elektroniczne kopie dokumentów księgowych mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań dotyczących przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
Czy dokumenty księgowe przechowywane w formie elektronicznej muszą być zabezpieczone przed usunięciem?
Tak, dokumentacja księgowa przechowywana w formie elektronicznej musi być zabezpieczona przed usunięciem lub modyfikacją oraz musi być przechowywana na nośniku zapewniającym trwałość i integralność danych.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju i wynika z przepisów prawa. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o konieczności zachowania dokumentacji księgowej przez okres wymagany przepisami prawa oraz o konieczności jej zabezpieczenia przed zniszczeniem lub usunięciem. Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych jest coraz bardziej popularne, jednak przedsiębiorcy powinni pamiętać o konieczności spełnienia określonych wymagań dotyczących przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
Zachowanie odpowiedniej dokumentacji księgowej jest bardzo istotne, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla organów podatkowych. Dlatego warto dokładnie zapoznać się z przepisami prawa dotyczącymi przechowywania dokumentów księgowych i dbać o ich prawidłowe przechowywanie.
Artykuł przygotowany we współpracy z https://www.7dak.pl/
