Przedsiębiorca ma obowiązek każdą sprzedaż, w ramach prowadzonej działalności, udokumentować fakturą bądź paragonem, a także potwierdzić zaewidencjonowany koszt, akceptowanym przez skarbówkę dokumentem zakupu. Zgromadzone dowody księgowe, prowadzone ewidencje i rejestry stanowią dla organów skarbowych potwierdzenie wykonanych operacji gospodarczych. Wszczynając kontrolę lub postępowanie sprawdzające, fiskus może wezwać dany podmiot do ich przedłożenia, do czasu, aż upłynie termin przedawnienia. Brak wymaganej dokumentacji skutkuje wysokimi sankcjami. W związku z tym nasuwa się pytanie, przez jaki okres czasu podatnik jest zmuszony przechowywać firmowe dokumenty? Kiedy może je bez ryzyka zniszczyć?
Ordynacja podatkowa nakłada na przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe obowiązek przechowywania dokumentów firmowych, związanych z obliczeniem wysokości zobowiązania podatkowego, do czasu upływu terminu jego przedawnienia. Przedawnienie to następuje po pięciu latach, które liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, organy skarbowe mają mnóstwo czasu na sprawdzenie poprawności dokonanych rozliczeń. Po tym ustalonym czasie, podatnik może zniszczyć „przeterminowane” dokumenty.
Mechanizm opisany w Ordynacji podatkowej łatwiej zrozumień na przykładzie. Załóżmy, że podatnik wystawił fakturę w grudniu 2016 roku. Podatek należny odprowadza do 25 stycznia 2017 roku, czyli termin płatności podatku od faktury z 2016 roku przechodzi w tej sytuacji na następny rok. Zobowiązanie podatkowe przedawni się zatem po 5-ciu latach, licząc od końca 2017 roku, czyli dokumentację rozliczeniową z grudnia 2016 roku, należy przechowywać przez lata 2018, 2019, 2020, 2021, 2022. Podatnik może te dowody księgowe zlikwidować dopiero z dniem 2 stycznia 2023 roku, gdyż nie będzie miał już obowiązku ich przechowywania.
Do dokumentacji firmowej zaliczamy nie tylko faktury zakupowe czy dokumenty sprzedaży, wystawione przez podatnika lub w jego imieniu. Obowiązek przechowywania dotyczy także innych dokumentów pozwalających ustalić przedmiot i podstawę opodatkowania, wysokość kwoty podatku należnego i naliczonego oraz kwoty podatku podlegające zwrotowi lub zapłacie, czyli wszelkie faktury i noty korygujące, duplikaty czy dowody wewnętrzne. Ponadto podatnik ma też obowiązek udostępnić, w razie kontroli skarbowej, prowadzone ewidencje i rejestry, kopie złożonych deklaracji podatkowych oraz wszelkie dokumenty upoważniające do odliczenia ulg podatkowych. Najwygodniejszym do przechowywania formatem dokumentów jest struktura elektroniczna. Nowoczesne aplikacje księgowe, oprogramowanie kadrowe czy programy do fakturowania są przystosowane do elektronicznej archiwizacji. Pozostaje jedynie systematyczna kopia zapasowa danych.
Wyznaczony przez ustawodawcę termin przedawnienia może ulec wydłużeniu, w przypadku zastosowania przez organy skarbowe procedury zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia. Oznacza to, że po zastosowaniu którejkolwiek z powyższych instytucji, podatnik będzie musiał przechowywać faktury dłużej niż 5 lat. Zawieszenie następuje w przypadku rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności podatku, zmiana terminu płatności podatku w rozporządzeniu, wszczęcie postępowania o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony albo wniesienie do sądu administracyjnego skargi na decyzję dotyczącą zobowiązania. Po ustaniu zawieszenia, termin przedawnienia nie biegnie na nowo a jedynie przedłuża się o okres zawieszenia. Natomiast przerwanie biegu terminu przedawnienia stosuje się w przypadku ogłoszenia upadłości. Termin ten zaczyna biec na nowo po ukończeniu postępowania upadłościowego. Drugim przypadkiem, gdzie stosuje się przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jest wystąpienie dwóch działań jednocześnie: zastosowanie środka egzekucyjnego w stosunku do podatnika i zawiadomienie go o tej czynności.
Długość okresu przechowywania nie jest jedyną regulacją odnoszącą się do dokumentacji firmowej. Podatnik powinien także zadbać o właściwy sposób jej przechowywania. W pierwszej kolejności musi ułożyć wszystkie dowody księgowe z podziałem na okresy rozliczeniowe, w taki sposób, by w każdej chwili można je było odszukać. Kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę jest bezpieczeństwo ich składowania, gdyż żadne dane na fakturze nie mogą zostać zmienione. Obowiązkiem podatnika jest także zapewnić czytelność tych dokumentów, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Opisane zasady postępowania mają na celu usprawnić działania organów podatkowych podczas prowadzonej kontroli, czyli szybki dostęp do danych. Jeżeli podatnik posiada siedzibę firmy na terytorium Polski, to tutaj te dokumenty magazynuje, chyba że zapewni elektroniczny dostęp odpowiednim organom do ich zasobów, to może je przenieść za granice. Co więcej, likwidacja nie jest usprawiedliwieniem braku wymaganej dokumentacji podczas kontroli. Ustawa narzuca osobie dokonującej likwidacji, obowiązek pisemnego zawiadomienia właściwego urzędu o miejscu ich przyszłego składowania.
