Na dzień dzisiejszy jedną z najmodniejszych form informowania większych mas o czymkolwiek jest organizacja w tym celu profesjonalnych spotkań zwanych konferencjami. Wyróżnia się konferencje biznesowe, prasowe, polityczne, debaty i fora. Możliwości w tym zakresie jest cała masa, a ze względu na duże zainteresowanie owymi typami komunikacyjnymi, pojawiło się wielu fachowców, którzy na prawidłowym, korzystnym wypadaniu na takich wydarzeniach znają się od podszewki. Jeżeli jednak stoisz przed koniecznością zorganizowania podobnego przedsięwzięcia, zaś nie masz wystarczająco środków pieniężnych na to, żeby opłacić fachowca, który się zajmie jego przygotowaniem, poczytaj nasz poradnik. W artykule zawarliśmy szereg cennych wskazówek dotyczących organizowania konferencji.
Po pierwsze określ cel. Musisz wiedzieć, jaki jest priorytet debaty. Zwróć uwagę na to, co stanowi główne Twoje dążenie, co poprzez spotkanie masowe, jakie masz zamiar zorganizować chcesz konkretnie uzyskać. Warto zatem określić jednoznacznie charakter konferencji, a ściślej wytypować na wstępie jak długo, gdzie oraz kiedy wydarzenie ma mieć miejsce. Później zaplanuj, kto mógłby udzielić Ci wsparcia. Mamy tu na myśli zarówno specjalistów w danych dziedzinach, które będziesz poruszać na konferencji, czyli gości, którzy wypowiedzą się podczas spotkania, ale także kolegów i znajomych mogących pomóc Ci w przygotowaniu akcji. Następny punkt to już konkretny harmonogram. Koniecznie zarezerwuj z odpowiednim wyprzedzeniem miejsce w jakim planujesz debatę, aby nie doszło do sytuacji, że niespodziewanie jednak ktoś Cię uprzedzi i zajmie budynek, w którym planowałeś wystąpienia a Ty zostaniesz na lodzie. Nie zapomnij także podliczyć kosztów, sprawdzając czy aby na pewno Cię to nie przerośnie z finansowego punktu widzenia. Jeżeli konferencja ma być długa, warto przewidzieć także catering. Istotne jest też zarezerwowanie zakwaterowania dla uczestników, o ile wydarzenie planujesz przeciągnąć więcej niż jeden dzień.
Nie spóźniaj się. To podstawa dobrego organizatora, który zawsze jest na czas, a nawet nieco przed rozpoczęciem, by sprawdzić czy aby na pewno wszystko zostało dopięte na ostatni guzik. Dodatkowo możesz także zaangażować się w przygotowanie wystroju pomieszczeń konferencyjnych, zweryfikować czy sprzęt, z jakiego macie korzystać dobrze działa, poinformować każdego uczestnika, co ma kiedy robić, upewnić się, że personel obsługujący konferencję zna doskonale zakres swych obowiązków i jest profesjonalnie przygotowany.
By zainteresować konferencją jaką organizujesz innych, stanowiących potencjalnych uczestników, dobrze byłoby zadbać o właściwe wprowadzenie prelegentów oraz publiczności. W tym celu niezbędna okazuje się zatem inwestycja w dobrą reklamę i wartościową promocję, dostosowaną najlepiej stricte do grupy docelowej, do której chcesz dotrzeć ze swoją atrakcyjną ofertą. W tym zakresie bardzo istotne jest więc wydrukowanie ulotek promocyjnych, założenie strony internetowej poświęconej wydarzeniu oraz utworzenie konta na portalu społecznościowym.
